Privacy statement
Uw privacy
Central Events is er voor en door sporters. Onze missie is om mensen in beweging te brengen. En daarnaast hechten we ook veel waarde aan uw privacy. Daarom bieden we u in dit privacy beleid op een heldere en transparante manier inzicht in hoe Central Events persoonsgegevens verwerkt van sporters, vrijwilligers en andere gebruikers van onze websites en apps.
Het met grote zorgvuldigheid behandelen en beveiligen van persoonsgegevens van sporters, vrijwilligers en andere gebruikers van onze websites en apps zien we dan ook als een vanzelfsprekendheid. Central Events houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: ‘AVG’).
Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is Central Events B.V, Herculesplein 25, 3584 AA Utrecht.
Welke persoonsgegevens worden verzameld en wanneer?
In het kader van haar dienstverlening verzamelt en verwerkt Central Events bepaalde persoonsgegevens van u. Central Events vraagt u om bepaalde persoonsgegevens in de volgende gevallen:
- INSCHRIJVEN EVENEMENT/WEDSTRIJD
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Wanneer u deelneemt aan een evenement of wedstrijd georganiseerd door Central Events verzamelt en verwerkt Central Events uw contactgegevens (zoals naam, e-mail en telefoonnummer), uw persoonsgegevens (geboortedatum, adres en geslacht), eventuele login- en/of accountgegevens en betalingsgegevens. Deze persoonsgegevens worden verwerkt zodat wij u bijvoorbeeld informatie kunnen toezenden over het evenement en de reserveringsbevestiging.
Als u via uw werkgever deelneemt aan een door Central Events georganiseerd evenement, verwerkt Central Events de volgende gegevens:
- Uw naam en volledige adres en e-mailadres, voor het toezenden van het startbewijs of stuurbordje en relevante informatie over uw deelname aan het evenement.
- Afhankelijk van het evenement de verwachtte eindtijd zodat we u kunnen indelen in het juiste startvak.
- Afhankelijk van het evenement optionele gegevens over uw deelname, zoals de hoeveelste keer het is dat u meedoet, of vragen over uw sportvoorkeuren.
Als u daadwerkelijk deelneemt aan een evenement:
- Indien van toepassing: gezichtsherkenning, startnummer en tijdswaarneming ten behoeve van het juiste en gepersonaliseerd foto en video materiaal. (Dit is niet gekoppeld aan de persoonsgegevens).
Daarnaast worden de tijdens het evenement gemaakte foto’s, eventuele video’s, uw eindtijd en gemiddelde snelheid op de website van het evenement geplaatst. Ook delen we wedstrijduitslagen, impressie foto’s en filmpjes op social media zoals Facebook, LinkedIn en Instagram. Uw uitslag wordt gepubliceerd op de uitslagen pagina van onze tijdsregistratiepartner.
In het kader van de openbare orde en veiligheid kunnen tevens audio- en/of beeldopnamen gemaakt worden tijdens het evenement.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van de bovengenoemde diensten. Uw persoonsgegevens worden doorgestuurd aan een select aantal bedrijven (te weten onze tijdsregistratiepartner en partner voor het maken van gepersonaliseerde kleding of stuurbordjes en startnummers en aan betalingsdienstaanbieders voor uw betaling. De fotodienst wordt geleverd door Sportplaat. Voor klanttevredenheidsonderzoek maken wij gebruik van Survey Monkey of One Community. Daarnaast is het mogelijk dat er contact wordt opgenomen voor extra diensten rondom een evenement voor zakelijke deelnemers door onze relevante partners voor bv trainings programma’s.
Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met u om zo bijvoorbeeld uw inschrijving van het evenement georganiseerd door Central Events te verwerken en uw betaling te kunnen aanvaarden.
De tijdens het evenement gemaakte foto's en video's maken en publiceren wij op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 (1) (f) AVG) om een sfeerimpressie van het evenement te kunnen geven. Close-ups van u zullen wij alleen publiceren op grond van uw toestemming (art. 6 (1) (a) AVG). Deze toestemming kunt u te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar info@centralevents.nl, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan. De audio- en/of beeldopnamen in het kader van de openbare orde en veiligheid maken wij op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 (1) (f) AVG) om de veiligheid van het evenement te waarborgen.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Wanneer u zich als vrijwilliger aanmeldt om te helpen bij een door Central Events georganiseerd evenement of de voorbereiding/nazorg hiervan, verwerkt Central Events uw contactgegevens (zoals naam, e-mail en telefoonnummer) en uw persoonsgegevens (geboortedatum, adres en geslacht). Ook vragen we u om uw t-shirt maat zodat we u een passend shirt kunnen bieden tijdens een evenement. Deze persoonsgegevens worden verwerkt zodat wij met u in contact kunnen treden in verband met de evenementen en uw eventuele hulp tijdens/rondom deze evenementen.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van de bovengenoemde diensten. Dit betreft het systeem voor vrijwilligersadministratie (One Community).
Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Central Events. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Central Events zal de persoonsgegevens niet blijven verwerken, tenzij we een rechtsgrondslag kunnen aantonen voor het proces, die zwaarder weegt dan uw belangen en rechten.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Central Events bewaard zolang u vrijwilliger bent. Nadat u heeft opgezegd als vrijwilliger verwijderen we alle van u verzamelde gegevens behalve uw naam en e-mail adres. Uw naam en e-mailadres gebruiken we tot maximaal 2 jaar na opzeggen van taken als vrijwilliger om u nog een keer te vragen of u mee wilt helpen als vrijwilliger. U kunt zich hier altijd voor uitschrijven na ontvangen van dit bericht. De persoonsgegevens worden alleen bewaard in het geval van wettelijke voorschriften.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Wanneer u zich inschrijft voor de nieuwsbrief, verwerkt Central Events uw naam, e-mailadres, geslacht en geboortedatum. De persoonsgegevens worden verwerkt zodat wij u de nieuwsbrief kunnen toezenden.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van de bovengenoemde diensten. We gebruiken voor het verzenden e-mails One Community.
Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief. U heeft op elk moment het recht om uw toestemming in te trekken door u af te melden voor de betreffende nieuwsbrief in de afmeldlink.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Central Events bewaard zolang u aangemeld bent voor de nieuwsbrief. Nadat u zich heeft afgemeld, worden uw persoonsgegevens binnen 2 jaar verwijderd.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom?
Alle persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, worden verwerkt. Zo worden in ieder geval uw contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer) verwerkt. Daarnaast kan – afhankelijk van de reden waarom u contact opneemt – uw geboortedatum, betalingsgegevens, bestelgegevens, lidmaatschapsnummer en alle correspondentie door Central Events worden verwerkt. De persoonsgegevens worden gebruikt om uw vragen te beantwoorden via de e-mail, via de telefoon, onze chatfunctie of social media.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet doorgestuurd aan derden, tenzij dit noodzakelijk is om u te voorzien van de bovengenoemde diensten.
Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Central Events. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Central Events zal de persoonsgegevens niet blijven verwerken, tenzij we een rechtsgrondslag kunnen aantonen voor het proces, die zwaarder weegt dan uw belangen en rechten.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
De persoonsgegevens worden twee jaar bewaard.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van Central Events of die van een derde partij, zodat wij u in het vervolg gericht kunnen benaderen voor de hiervoor beschreven doeleinden.
Central Events bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden, tenzij het toepasselijk recht een langere bewaarperiode voorschrijft. De bewaartermijn is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Nadat uw persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd.
Foto’s en gezichtsherkenning
Voor foto’s wordt gebruik gemaakt van een biometrisch profiel. Deze is anoniem en is niet gekoppeld aan uw persoonsgegevens en dient enkel voor het ophalen van de juiste foto’s gedurende en vlak na een evenement. Deze zal na 90 dagen worden verwijderd.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij de uitwisseling van gegevens noodzakelijk is om aan uw vraag te voldoen of u daar zelf expliciet toestemming voor geeft. Omdat we zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens sluiten wij met externe partijen die toegang hebben tot persoonsgegevens een juridisch geldige verwerkersovereenkomst. Dit is een overeenkomst tussen ons en de verwerker, waarin wordt vastgelegd hoe de verwerker met de persoonsgegevens moet omgaan.
Daarnaast kan tijdens de inschrijving voor een evenement u bijvoorbeeld gevraagd worden of u het op prijs stelt benaderd te worden door een van onze sponsoren of partners. In dit geval zal deze partij alleen de noodzakelijke gegevens voor het kunnen benaderen van ons ontvangen en sluiten we met deze partij een verwerkersovereenkomst af voor een veilig gebruik van uw gegevens.
Afgifte op grond van wettelijke verplichtingen
Onder bepaalde omstandigheden zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens af te geven aan overheidsinstanties, zoals de politie, justitie of de fiscus. Wij zullen uw gegevens alleen afgeven wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het is ons niet altijd toegestaan u te informeren over een dergelijke afgifte.
Verwerkers van gegevens
Het komt voor dat wij een externe partij inschakelen om bepaalde verwerkingen voor ons uit te voeren, bijvoorbeeld een bepaalde statistische analyse of het verzorgen van een mailing. Statistische analyses worden enkel uitgevoerd indien deze bijdragen aan de missie en visie van Central Events. In die situaties zullen we steeds met die derde afspraken maken over het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens. Het komt erop neer dat deze derde partijen uw gegevens nooit voor hun eigen doeleinden mogen gebruiken.
Hulpdiensten en gezondheid
Tijdens evenementen van Central Events zijn verschillende hulpdiensten actief om in geval van gezondheidsproblemen van deelnemers eerste hulp of andere zorg te verlenen. Central Events behoudt zich het recht om gegevens van deelnemers aan hulpdiensten te verstrekken en/of van deze hulpdiensten op te vragen op het moment dat er zorg verleend dient te worden aan de deelnemer in kwestie door betrokken hulpdienst(en). Denk hierbij aan persoonsgegevens en startnummer van de deelnemer zelf en het noodnummer wat bij sommige evenementen opgegeven kan worden, of startnummers. Een hulpdienst mag het startnummer en bijbehorend letsel van een deelnemer verstrekken aan Central Events, met als doel het verlenen van nazorg. Onder hulpdiensten worden verstaan het Rode Kruis, ambulance, ziekenhuis, politie en brandweer.
De juridische grondslag voor deze gegevens verstrekking valt onder de uitvoering van de overeenkomst tussen deelnemer en Central Events.
Wat zijn mijn rechten?
U heeft het recht om:
- Informatie op te vragen over de persoonsgegevens die we over u bewaren;
- Uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
- Een elektronische kopie van uw persoonsgegevens te verzoeken;
- Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang;
- Uw persoonsgegevens te beperken;
- Bezwaar te maken tegen direct marketing.
U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@centralevents.nl. U kunt hier ook terecht voor verdere uitleg, vragen of opmerkingen.
Tenslotte heeft u op elk moment het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Kinderen
Central Events staat kinderen onder de 16 jaar niet toe zich te registreren op onze website of onze app. Central Events verzamelt geen persoonlijke gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder voorafgaande toestemming van hun ouders. Daarnaast zal Central Events ouders om toestemming vragen indien kinderen onder de 16 jaar willen deelnemen aan evenementen of wedstrijden.
Cookies
Central Events maakt bij het aanbieden van haar diensten gebruik van cookies. Dit is een klein eenvoudig bestandje met gegevens dat of op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen of in de sessie van uw browser staat.
In het Cookie statement leest u alles over het gebruik van cookies door Central Events.
Social Media
Central Events gaat graag – via het web en social media kanalen – in dialoog met leden, sporters, gebruikers van apps en bezoekers van de website over haar organisatie, producten en/of diensten. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. Central Events volgt hiervoor actief het internet en social media kanalen, zoals Facebook, Instagram en blogs. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, Central Events (persoons-) gegevens vast zal leggen. Deze zullen uiteraard in overeenstemming met dit privacy beleid worden verwerkt. Central Events is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan zijn social media kanalen of de content op zijn social media kanalen.
Wijzigingen privacybeleid
Central Events behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy- en cookiebeleid. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Central Events een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop Central Events uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website(s), in nieuwsbrieven of ons leden-tijdschrift.
Indien Central Events uw persoonsgegevens verwerkt voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, zal Central Events u hiervoor op de hoogte stellen en waar wettelijk verplicht toestemming vragen.
Vragen?
Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens door Central Events of vragen over deze privacyverklaring, dan kunt u deze richten aan: info@centralevents.nl
